Kender du til overspringshandlinger? Er de særdeles hyppige i starten af et nyt semester? Synes du det er svært at komme i gang, mobilisere dig til en ny omgang medicin? Jeg har alt siden starten af studiet kæmpet med at få styr på “det hele”, både at lave en egen læseplan og at finde ud af om det kan betale sig at lave noter eller ej og alt mulig andet. De første uger kan nemt sejle forbi uden at noget produktivt faktisk er sket og mine huskelister har jeg ikke husket hvor de ligger.
For nogle uger siden fik jeg nok og besluttede mig for at finde en endgyldig løsning som fungerer også om tre, fire måneder og jeg tror faktisk at jeg har fundet den. Hvis du har brug for at blive mere organiseret i din hverdag, er du velkommen til at kigge forbi min blog http://ninakh.wordpress.com/2009/02/07/getting-things-done-my-way/ og måske prøve noget nyt af. Det drejer sig om Getting Things Done-metoden udviklet af David Allen. Denne blog er forholdsvis lang, noget jeg normalt ikke synes er særlig fedt, men forhåbentlig er det ikke en hindring; det er jo trods alt stadig starten af et semester
Hejsa… Super intro til GTD! Jeg har længe gået og luret på GTD (stor fan af lifehacker.com), og netop overvejet at bruge det i studieøjemed - Eller rettere, som totalløsning på al det læsning, arbejde og praktiske todo’s som hober sig op i min hverdag. Dit indlæg fik mig til at springe ud i det, og indtil videre går det strygende.
Jeg er selv passioneret mac-bruger, og har afsøgt markedet for GTD-løsninger. Jeg har været forbi bl. a. iGTD og Things, men endte med den nye OmniFocus, som har skåret kagen helt rigtigt til mig. Kombineret med iCal-sync og efterfølgende telefon-sync synes jeg at den tekniske side af sagen spiller godt. Hvilken software bruger du, og med hvilke begrundelser? Det kunne være rart at høre lidt erfaringer.
Derudover har jeg også lavet mig et par “kasser” til papir, som matcher den elektroniske kategorisering, men jeg mangler stadig at se, hvordan det fungerer på sigt. Hvordan får du papirverdenen og den elektroniske til at spille mest gnidningsløst sammen?
Sidst, men ikke mindst: Hvordan organiserer du tasks, projekter og contexts for studierelaterede opgaver? Jeg har været rundt om et par forskellige kategoriseringer før jeg fandt én, som virker nogenlunde forsvarlig, men jeg er stadig ikke helt sikker på, at det er den bedste løsning.
Rumlepotte, jeg bruger faktisk ikke noget GTD software, på trods af at der er mange gode programmer på markedet lige for tiden. Synes det ikke virker for mig at splitte det op så meget, så jeg har forsøgt at skære det ned til kun at bruge iCal og dets To Do (har forsøgt at beskrive det i min blog, men vil gerne omformulere mig hvis det ikke er til at forstå) plus iPod touch, som jo kun synkroniserer iCal kalenderfunktionen, hvorfor blot de vigtigste ting på Next actions listen ryger ind i et ganske almindeligt To Do program (gratis fra iTunes app store).
Papirer håndteres tre steder (ikke nødvendigt, men min Ordning&Reda arkivmappe rummer kun et års papirer, hvorefter de ryger ind i normale ringbind). Arkiv er altså til at finde to steder, mens de aktuelle, åbne sager - Projects - er i en anden mappe (20 kr fra Tiger, meget smart) organiseret i samme system som arkivmapperne; bank, skat, arbejde, osv. Jeg synes det fungerer bedst at holde den samme organisation begge steder på trods af at det nok mest er husleje-, bank- og arbejdsrelateret materiale der får en plads i Projects mappen.
Som man måske kan se, er der ikke så stort et behov at få papirer og elektroniske ting til at hænge sammen, da fx. huslejerelateret materiale er et indbetalingskort (arkiveres først som Projects materiale, senere som Reference materiale) imens den elektroniske husker er en action i min “Fix it” (hedder nok noget andet på svensk ) kategori i iCals To Do, ikke Project eller Reference materiale! Kan du, Rumlepotte, se forskellen?
Jeg vil gerne diskutere emnet videre, hvis der er interesse!
Jo, jeg forstår forskellen - Men hvordan med det skolerelaterede?
Jeg har indført en meget rigid struktur, og har 3 hovedsammenhænge, hvor jeg har brug for organisering: Skole, arbejde og hjemme. Arbejde foregår primært på computeren, er meget projektorienteret og lader sig let inddele. Hjemme er mest den type todo’s, som du nævner (regninger, praktisk logistik), og det er også her, de fleste papir-todos hører til.
Men så er der skolen. Jeg har defineret projekter for hvert kursus, og har så ud fra studiemål og kalender lavet en detaljeret læseplan i form af todo’s med due date. Min GTD software lader mig så filtrere efter sammenhæng (Arbejde, Skole, Hjemme), og sorterer selv færdige og irrelevante punkter fra - Jeg ser blot en dato-sorteret og -prioriteret læseliste for de fag, jeg læser netop nu. Hvad skal du læse i dag, i morgen og resten af ugen. Super overblik.
Her synes jeg at man virkelig høster fra GTD softwaren. Jeg har MANGE punkter på mine læselister, og det hele ville være meget uoverskueligt, hvis jeg førte det i hånden. Nu bruger jeg ca. 1 time på at lave læselisten ved fagets start, og højst 5 minutter om dagen på at vedligeholde dem (incl. Arbejde og Hjemme). Og vigtigst af alt, får jeg jo GJORT tingene
Eksamenslæsningen er allerede nu sat i system på samme måde (men ikke påbegyndt), for jeg har jo læselisten, og bundet op til nogle studiemål med en hurtig copy/paste har jeg så den samlede eksamenslæsnings-liste.
Ok, så blev det mere specifikt Ja men jeg har forskellige kalendere i iCal hvoraf to er skolerelaterede; den jeg automatisk opdaterer fra EDB-salens hjemmeside (KU) for mit specifikke hold og den jeg selv laver, nemlig med konkrete sidetal for hver dag.
Da det ikke er relevant at definere ét tidspunkt for hvornår dagens pensum bliver læst er de “Time-specific actions”, dvs. i princippet kunne de stå i All-day events feltet, men da man kun ser en enkelt linie har jeg valgt at trække denne times post til at være imellem kl. 07 og 08, så der er lidt plads indtil en eventuel forelæsning starter kl. 8.15. Hvis der så er forelæsninger i forskellige fag, får de sine egne Events kl. 7-8.
Hvis man religiøst følger GTD, ved man at det der står i kalenderen er nødvendigt at få gjort den dag, så ifølge min løsning virker det jo, men i eksamenstider er det nok en god idé at udspecificere det endnu bedre, så man ikke kommer til at bruge alt for meget tid på en enkelt ting - man vil jo få med lidt af det hele - og har noget konkret foran sig, som viser at der ikke er ret meget tid, men at man skal op i gear
Forarbejdet med sidetallene gør jeg altså før et kursus begynder, så jeg ved hvornår jeg bliver nødt til at læse hvad, da hele systemet ellers ryger ud af vinduet. Og en ugentlig gennemgang af alle Projects er bestemt ikke en dårlig idé, da det jo også dækker skolearbejdet. På denne måde kan man også være ærlig overfor sig selv og se til at man ikke kommer til at tage for mange FADl-vagter, da der desværre ikke er lige så meget tid i løbet af et semester, som man gerne bilder sig ind i starten af det…
Med hensyn til software programmer, så har jeg selv kigget på screenshots af EasyTask Manager, http://www.orionbelt.com/productMac.php, og faktisk var det ikke prisen der fik mig til at beslutte mig at skære ned på antallet af steder jeg skal holde øje med flere gange dagligt, men blot tanken om at opdatere så meget. Jeg kan virkelig godt lide iCal, er vild med både layout og funktion, så det var logisk for mig at i hvert fald prøve at få det til at hænge sammen dér. Tanken om freeware er jo ellers fin.
Ja jeg fik jo slet ikke nævnt, at mit GTD program jo integrerer fuldt med iCal, og at jeg også er meget flittig iCal-bruger (inkl. kalendersynkronisering af undervisning m.m.) - GTD programmet synkroniserer tasks med iCal, og det var faktisk en af mine kriterier for valg af GTD værktøj: Jeg gider nemlig heller ikke vedligeholde flere forskellige lister og checke mange steder. Der skal være én master, men jeg skal have mine data tilgængelige overalt (= iCal, iSync=>telefon og evt. iCal => Google Calendar synk).
Det slår mig, at det sikkert er hovedårsagen til at mange fravælger GTD - Det virker som meget arbejde, og som mange ting/steder/programmer at holde styr på. Men hvis man organiserer sig rigtigt og vælger de rigtige værktøjer, behøver det jo ikke at være sådan.
iCal’s kalenderudskrift giver så mit master view, hvis jeg vil have det på papirform, med både tasks og kalenderaftaler - I øvrigt en super overskuelig liste, hvis du spørger mig.
Ach so, ach so, ja men så tror jeg nok at vi bruger nogenlunde det samme “system” og du har helt sikkert ret i at folk tror der ligger meget mere arbejde i det! Jeg har faktisk ikke læst hele GTD bogen endnu…
Det værste når man skal i gang, hvis det hele altså sejler voldsomt meget, er jo at få lavet mapper, men der kan man da også hurtigt se, hvad man primært skal sortere og hvad man kan lægge på is - kontoudskrifter fra år 2007 er ikke lige så relevant som pensum i det nuværende semester vel Og jeg åbner faktisk mine Reference mapper kun en til to gange årligt når jeg tømmer i Projects mappen for det aktuelle år. Projects mappen bruges lidt mere tit, men i sidste ende er der ikke ret mange papirer, da det meste er elektronisk. Så kan det jo også være at email indbakken sejler, men der kan man slå to fluer i et smæk ved at bruge den samme organisation som i de fysiske mapper. Og jeg er også vild med Gmails Star-funktion (Next actions, Projects materiale). Eih hvor er det bare smart.
Jeg synes altså man skal give det en chance; selv har jeg meget mere ro på nu; alle regninger bliver betalt uden rykkere, biblioteksbøgerne afleveres, pensum er overskueligt osv. og desuden ved jeg at jeg godt må læse skønlitteratur, spille på computeren eller hvad det nu er, når jeg synes jeg holder fri (faktisk den største bonus der er at få).
Nu har jeg endelig fået styr på computeren. Folderstrukturen passede slet ikke sammen med GTD, men da jeg har været negativt indstillet til at købe shareware / downloade freeware for så yderligere at øge antallet programmer, har det taget lidt tid. Men forleden fik jeg endelig en idé om hvordan man kan organisere alle sine dokumenter og synes det fungerer perfekt nu. Har skrevet et nyt indlæg på min blog hvis det har interesse! http://ninakh.wordpress.com/2009/07/14/getting-things-done-round-2/
